Fortschreitende Digitalisierung in 2023 gegenüber Behörden und Sozialversicherungsträgern

Nicht nur die Unternehmen arbeiten intern agiler, auch der Austausch mit Behörden und Sozialversicherungsträgern wird zunehmend digitalisiert. Im Jahr 2023 sind diesbezüglich in der Personalabteilung einige Neuerungen zu beachten, die einerseits Abläufe vereinfachen aber andererseits auch Risiken bergen.

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ab dem 1. Januar 2023 elektronisch – ein Jahr später als ursprünglich geplant. Der „gelbe Schein“ soll damit der Vergangenheit angehören. Ab 2023 wird stattdessen für gesetzlich versicherte die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) Pflicht. Aber ganz verschwinden wird die klassische Krankmeldung in Papierform in der Personalabteilung trotzdem nicht. Eigentlich sollte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sogar schon früher digital werden. Seit Oktober 2021 können Vertrags- und Zahnärzte die AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen senden. Seit Januar 2022 können Arbeitgeber und Steuerberater die Daten der Arbeitsunfähigkeiten bei den Krankenkassen erfragen. Ende Juni 2022 sollte die Pilotphase dann enden. Das klappte so jedoch nicht, da nicht alle Praxen für das eAU-Verfahren ausgestattet waren. Es fehlte teilweise die technische Infrastruktur. Die Pilotphase der eAU wurde daher bis Ende Dezember 2022 verlängert.

Bislang legten Arbeitnehmer die Papierbescheinigung über eine ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selber dem Arbeitgeber vor. Auch künftig wird es so sein, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich informieren muss. Allerdings händigt er dann nicht mehr die Bescheinigung in Papierform aus. Stattdessen ruft der Arbeitgeber diese bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers eigenständig ab. Während die Meldepflicht für Arbeitnehmer also bestehen bleibt, entfällt künftig grundsätzlich die Vorlagepflicht.

Die Umsetzung im Unternehmen bringt allerdings ein paar Unwägbarkeiten mit sich. Es ergeben sich noch immer Fälle, in denen weiter wie bisher praktiziert werden muss, etwa im Falle privat versicherter Arbeitnehmer. Auch sollten die Abläufe der Krankmeldung in den Arbeitsverträgen angepasst werden, da auch in diesen häufig die Vorlage einer AU-Bescheinigung gefordert wird, was ab 2023 nicht mehr generell zutreffend ist.

Elektronische Bescheinigungen für die Arbeitsagentur

Auch der Austausch mit der Agentur für Arbeit wird digitaler. Bestimmte Bescheinigungen können ab dem 1. Januar 2023 grundsätzlich nur noch digital und nicht mehr in Papierform an die Behörden übermittelt werden. Dazu zählen die Arbeitsbescheinigung, die EU-Arbeitsbescheinigung und die Nebeneinkommensbescheinigung.

Laut Bundesagentur für Arbeit gilt diese Pflicht unabhängig von Unternehmensgröße oder der Branche. Arbeitgeber müssen ihre Arbeitnehmer ab 2023, anders als bislang, auch nicht mehr über die elektronische Übermittlung ihrer Daten informieren. Für zum 31. Dezember 2022 endende Arbeitsverhältnisse oder zu bescheinigende Nebeneinkommen für 2022 können die Bescheinigungen aber noch in Papier- bzw. maschinenlesbarer Form eingereicht werden.

Elektronische Betriebsprüfung

Ab 2023 wird auch die Betriebsprüfung der Rentenversicherung (euBP) elektronisch verpflichtend. Betriebe benötigen dafür entsprechende Programme mit einem sogenannten euBP-Modul, mit dem die Daten elektronisch an die Rentenversicherung übermittelt werden. Bislang war die Nutzung der euBP freiwillig möglich. Nun ist sie zwar ab 2023 grundsätzlich Pflicht, Betriebe haben allerdings die Möglichkeit, auf Antrag noch bis Ende 2026 befreien zu lassen.

Homeoffice-Pauschale und Inflationsausgleichsprämie

Der Staat möchte durch verschiedene Anreize das Arbeiten in inflations- und krisengebeutelten Jahren auch 2023 erleichtern. U.a. wird die Homeoffice-Pauschale von fünf auf sechs Euro je Tag angehoben, auch die maximal absetzbaren Tage werden auf 210 erhöht. Bereits seit dem 26. Oktober 2022 können Arbeitgeber ihren Beschäftigten die sogenannte Inflationsausgleichsprämie gewähren – also steuer- und abgabenfrei eine Zusatzleistung von bis zu 3.000 Euro zahlen. Die Zahlung ist, auch in Teilbeträgen, bis zum 31. Dezember 2024 möglich. Auch bei der Umsetzung dieser Zusatzleistung ist etwas Vorsicht geboten. Ob eine entsprechende Prämie bezahlt wird, darf der Arbeitgeber entscheiden, denn die Leistung ist freiwillig. Dies bedeutet aber auch, dass die Zusatzprämie nicht statt einer anderen Leistung gewährt wird. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie eine Inflationsprämie an die Belegschaft zahlen wollen und hierfür eine geeignete und rechtssichere schriftliche Grundlage benötigen.